Privacyverklaring

4EyesOnly BV hecht grote waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Betrouwbaarheid, governance, interne controle, vertrouwelijkheid en het vier-ogen-principe vormen de basis van onze dienstverlening.

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe wij deze beveiligen en welke rechten betrokkenen hebben.

Verwerkingsverantwoordelijke

4EyesOnly BV, Zevenhuizerstraat 255, 3751 LC Bunschoten-Spakenburg. KvK-nummer 42073129. E-mail: info@4eyesonly.nl. Website: www.4eyesonly.nl.

Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen via bovengenoemd e-mailadres.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Afhankelijk van uw contact met 4EyesOnly BV kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

Bij contactaanvragen

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Naam van de vereniging of organisatie
• Inhoud van uw bericht

Bij gebruik van onze tools en diensten

• Naam
• Functie binnen de vereniging of organisatie
• E-mailadres
• Correspondentie
• Gebruiksgegevens van onze dienstverlening

Bij advies- en ondersteuningsdiensten

• Contactgegevens van opdrachtgevers
• Factuur- en betaalgegevens
• Communicatie over opdrachten
• Documenten die u vrijwillig aan ons verstrekt

Automatisch verzamelde gegevens

• IP-adres
• Browserinformatie
• Apparaatgegevens
• Bezoek- en klikgedrag op de website

Voor zover mogelijk worden gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd verwerkt.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor gerechtvaardigde en duidelijke doeleinden. Deze doeleinden zijn:

Contact en communicatie

Om vragen te beantwoorden en contactverzoeken af te handelen.

Levering van producten en diensten

Om toegang te bieden tot onze tools, ondersteuning en andere diensten.

Offertes en overeenkomsten

Voor het opstellen en uitvoeren van overeenkomsten.

Facturatie en administratie

Voor het voeren van een correcte financiële administratie en het voldoen aan fiscale verplichtingen.

Verbetering van onze dienstverlening

Om onze website, tools en dienstverlening verder te ontwikkelen en te verbeteren.

Wettelijke verplichtingen

Voor zover wettelijk verplicht, bijvoorbeeld op grond van fiscale regelgeving.

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van een geldige grondslag zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

4EyesOnly BV kan gebruikmaken van moderne software- en AI-oplossingen ter ondersteuning van haar dienstverlening. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

• AI wordt uitsluitend ingezet ter ondersteuning van processen en analyses.
• Persoonsgegevens worden alleen verwerkt indien dit noodzakelijk is voor het beoogde doel.
• Vertrouwelijke gegevens worden zorgvuldig behandeld.
• Door klanten verstrekte persoonsgegevens en documenten worden niet gebruikt voor het trainen van openbare AI-modellen.
• Indien AI-toepassingen van derden worden gebruikt, gebeurt dit binnen passende contractuele en technische waarborgen.

Bij de inzet van AI blijven menselijk toezicht, zorgvuldigheid en proportionaliteit uitgangspunten van onze werkwijze.

Veel gebruikers van onze dienstverlening zijn bestuursleden, penningmeesters, kascommissies en andere functionarissen van verenigingen en organisaties.

Wij erkennen dat documenten die aan ons worden verstrekt vaak vertrouwelijke informatie bevatten. Daarom geldt het volgende:

• Documenten worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn verstrekt.
• Toegang wordt beperkt tot personen die deze informatie nodig hebben voor hun werkzaamheden.
• Documenten worden niet openbaar gemaakt.
• Zonder toestemming worden documenten niet gedeeld met derden, tenzij een wettelijke verplichting daartoe bestaat.
• Wij streven naar minimale gegevensverwerking.

Deze uitgangspunten sluiten aan bij onze focus op governance, interne beheersing en het vier-ogen-principe.

4EyesOnly BV verkoopt persoonsgegevens niet aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend indien dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Mogelijke categorieën van verwerkers zijn:

• Microsoft 365
• Hostingproviders
• Boekhoudkundige dienstverleners
• IT-beheerders
• Betaal- en facturatieproviders

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken worden, waar vereist, verwerkersovereenkomsten gesloten.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Als uitgangspunt hanteren wij de volgende termijnen:

Wanneer gegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.

4EyesOnly BV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatige verwerking. Voorbeelden van maatregelen zijn:

• Gebruik van Microsoft 365-beveiligingsvoorzieningen
• Multi-Factor Authentication (MFA)
• HTTPS-versleuteling van websiteverkeer
• Autorisatie op basis van functies en verantwoordelijkheden
• Beperkte toegang tot vertrouwelijke informatie
• Beveiligde opslag van bestanden
• Regelmatige software-updates
• Periodieke back-upmaatregelen

Ondanks deze maatregelen kan absolute beveiliging nooit worden gegarandeerd. Wel streven wij naar een passend beveiligingsniveau dat aansluit bij de aard van de verwerkte gegevens.

De website van 4EyesOnly BV kan gebruikmaken van functionele en analytische cookies.

Functionele cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren van de website. Voor analytische cookies streven wij ernaar de privacy van bezoekers zoveel mogelijk te waarborgen.

Indien voor bepaalde cookies toestemming vereist is, wordt deze vooraf gevraagd via een cookiemelding. Een afzonderlijke cookieverklaring kan aanvullende informatie bevatten over het gebruik van cookies.

Onder de AVG heeft u verschillende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens. U kunt verzoeken om:

• Inzage in uw persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van persoonsgegevens
• Beperking van verwerking
• Overdracht van gegevens (dataportabiliteit)
• Intrekking van eerder verleende toestemming
• Bezwaar tegen verwerking

Een verzoek kan worden ingediend via info@4eyesonly.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand na ontvangst van een verzoek.

Indien u vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

4EyesOnly BV behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen. De meest actuele versie wordt steeds gepubliceerd op de website. Wij adviseren bezoekers deze verklaring regelmatig te raadplegen.