Wat doet de steekproeftool?
De steekproeftool van 4EyesOnly maakt het trekken van een steekproef eenvoudig, controleerbaar en volledig geautomatiseerd. U hoeft vooraf geen statistische kennis te hebben, omdat de tool u stap voor stap door het proces leidt.
U vindt de tool op www.4eyesonly.nl. De tool sluit aan op het 8-stappenplan voor de kascommissie: als in stap 4 van dat plan is besloten dat aanvullende werkzaamheden nodig zijn, kan de kascommissie met de steekproeftool een onderbouwde selectie maken van posten die nader worden beoordeeld.
Hoe selecteert u de populatie?
In stap 1 selecteert u het gewenste bestand als populatie. Dat kan een bestand uit de boekhouding zijn, zoals alle inkopen of alle verkopen in een jaar, of een betalingsbestand uit de bankomgeving over een heel jaar of een half jaar. Belangrijk is dat het bestand compleet is voor de periode waarover u een conclusie wilt trekken. Bestanden in gangbare formaten, zoals Excel of CSV (comma separated values), zijn geschikt.
De rolverdeling bij deze stap is helder. De penningmeester bereidt het bestand voor en zorgt dat het aansluit op de administratie, terwijl de kascommissie vervolgens onafhankelijk de steekproef trekt en de geselecteerde posten beoordeelt.
Welke variabelen bepalen de steekproefopzet?
In stap 2 vraagt de tool drie variabelen uit die samen bepalen hoe groot de steekproef moet zijn om het gewenste betrouwbaarheidsniveau te bereiken.
Het betrouwbaarheidsrisico (risk of overreliance) is de kans dat u te veel steunt op de interne beheersing. Een risico van 0,05 (5%) komt overeen met 95% betrouwbaarheid: u accepteert dat u in 5 van de 100 gevallen ten onrechte vertrouwt op een workflow en gekoppelde controle die eigenlijk niet goed werkt, en dus in 95 van de 100 gevallen terecht vertrouwt. Hoe lager het risico dat u kiest, hoe groter de steekproef moet zijn om die zekerheid te bereiken.
De verwachte afwijking betreft de afwijkingen, of fouten, die u vooraf verwacht op basis van ervaring. Kies de verwachte afwijking conservatief, dus niet te laag, als u onzeker bent over de kwaliteit van de interne controle. Dat leidt tot een grotere steekproef, maar verkleint het risico op verkeerde conclusies.
De toegestane afwijking is de maximaal aanvaardbare afwijking in de steekproefuitkomst. Het verschil met de verwachte afwijking vormt de marge waarbinnen de uitkomst mag vallen. Bij een verwachte afwijking van 1% en een toegestane afwijking van 5% is die marge bijvoorbeeld 4%. Vindt u in de steekproef meer dan 4% afwijkingen, dan kunt u niet steunen op de bestaande workflow en interne controle en zult u aanvullende werkzaamheden moeten overwegen om de vereiste zekerheid te verkrijgen.
In veel controlesituaties wordt gewerkt met een betrouwbaarheidsniveau van 95%. Nadat u de variabelen hebt ingevuld, berekent de tool automatisch hoeveel posten moeten worden geselecteerd voor een verantwoorde steekproef.
Daardoor hoeft de kascommissie zelf geen berekeningen te maken, omdat de technische kant van de steekproef in de tool is verwerkt. U hoeft alleen het bestand en de gevraagde variabelen zorgvuldig in te voeren.
Hoe trekt de tool de steekproef?
In stap 3 genereert de tool automatisch de geselecteerde posten, nadat u de gegevens hebt ingevoerd. Dit zijn de posten die de kascommissie verder gaat beoordelen. De selectie is daarmee niet willekeurig gekozen door een persoon, maar volgt uit een vastgelegde en herhaalbare methode.
Hoe beoordeelt u de geselecteerde posten?
In stap 4 voert u detailwerk uit op de geselecteerde posten en rapporteert u de uitkomsten. Bij een inkoopbestand kan de kascommissie bijvoorbeeld controleren of er een factuur aanwezig is, of de factuur logisch past bij de vereniging, of de betaling aansluit op het bankafschrift en of de juiste persoon de uitgave heeft goedgekeurd. Bij een verkoop- of contributiebestand kan worden gekeken of de opbrengst juist is berekend, of de betaling is ontvangen en of de verwerking in de administratie klopt.
Bij een bankbestand kan de kascommissie bijvoorbeeld beoordelen of betalingen passen bij goedgekeurde facturen, declaraties of besluiten, of er geen ongebruikelijke begunstigden voorkomen en of de omschrijving en het bedrag logisch zijn. Het detailwerk richt zich dus op de vraag of een geselecteerde post voldoende onderbouwd is, juist is verwerkt en past binnen de activiteiten van de vereniging.
Na afronding van het detailwerk trekt de kascommissie een conclusie. Steunen de uitkomsten de conclusie dat het geselecteerde bestand betrouwbaar is, zijn de geselecteerde posten juist, volledig en voldoende onderbouwd, of zijn er afwijkingen die nader onderzoek vragen? Op basis daarvan bepaalt de kascommissie of het bestand voldoende betrouwbaar is of dat aanvullende werkzaamheden nodig zijn.
Wat levert de steekproeftool op?
De steekproeftool maakt het proces eenvoudig, reproduceerbaar en goed gedocumenteerd. De penningmeester levert het bestand aan, waarna de kascommissie met de tool de steekproef trekt en de geselecteerde posten beoordeelt.
De werkzaamheden worden vastgelegd in een Excel-sheet met de geselecteerde posten. Na afloop trekt de kascommissie haar conclusie en kan het rapport worden gedownload als PDF (Portable Document Format). Zo is duidelijk vastgelegd wat is gecontroleerd, hoe de selectie tot stand kwam, welke werkzaamheden zijn uitgevoerd en welke conclusie daaruit volgt.